Ιστοσελίδες μονάδων

Αναφορά προβλημάτων

Διαδικτυακά εργαλεία τεχνικού ελέγχου

Προβλήματα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από επισύναψη συντομεύσεων

του Νίκου Αδαμόπουλου, εκπαιδευτικού ΠΕ19
Υπεύθυνου ΚΕ.ΠΛΗ.ΝΕ.Τ. ΔΔΕ Ηλείας

Στο ΚΕ.ΠΛΗ.ΝΕ.Τ. γίνονται κλήσεις για αναφορά τεχνικών προβλημάτων που εκτός από την επίλυσή τους φροντίζουμε και για την καταγραφή τους. Από την επεξεργασία αυτών των στοιχείων προκύπτει ότι πολλά προβλήματα προκαλούνται από μη ενδεδειγμένη χρήση κάποιων λογισμικών και εμφανίζονται με απρόσμενα μεγάλη συχνότητα.

Παρακάτω αναφέρεται μία συχνή περίπτωση πρόκλησης προβλήματος στη λειτουργία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συνημμένα αρχεία.

Επισύναψη συντομεύσεων

Από ό,τι προκύπτει, είναι αρκετά συνηθισμένο πολλοί χρήστες, θέλοντας να έχουν κάποιο αρχείο στην επιφάνεια εργασίας, κάνουν δεξί κλικ πάνω σε αυτό και επιλέγουν «Αποστολή προς» και μετά «Επιφάνεια εργασίας». Πράγματι εμφανίζεται κάποιο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας, στο οποίο κάνοντας διπλό κλικ τότε ανοίγει το αρχείο. Στην πραγματικότητα το εικονίδιο αυτό δεν είναι το αρχείο, ούτε κάποιο αντίγραφό του, αλλά μια συντόμευση προς την κανονική θέση του αρχείου. Τα εικονίδια των συντομεύσεων ξεχωρίζουν από το μικρό βέλος που έχουν στην κάτω αριστερή γωνία, όπως φαίνεται και στη σχετική εικόνα.

Όμως στη συνέχεια, πολλοί χρήστες θέλοντας να επισυνάψουν το αρχείο σε κάποιο ηλεκτρονικό μήνυμα, αντί για το κανονικό αρχείο χρησιμοποιούν τη συντόμευσή του, κάνοντας δεξί κλικ, επιλέγοντας «Αποστολή προς» και μετά «Παραλήπτης αλληλογραφίας». Έτσι επισυνάπτεται η συντόμευση και όχι το κανονικό αρχείο, πράγμα που σημαίνει ότι ακόμα κι αν φτάσει στον παραλήπτη θα είναι τελείως άχρηστη.

Συχνά ο διακομιστής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας απορρίπτει το μήνυμα αν περιέχει συνημμένη συντόμευση, εμφανίζοντας σχετικό μήνυμα σφάλματος (π.χ. «SCH mail server permanently rejected message. Policy Violation in your message. LNK files not allowed»), όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα.

Τότε το μήνυμα παραμένει δεσμευμένο μέσα στο φάκελο των εξερχομένων, εμποδίζοντας την αποστολή όλων των επόμενων μηνυμάτων. Σε τέτοια περίπτωση θα πρέπει να διαγραφεί το προβληματικό μήνυμα από το φάκελο των εξερχομένων.

Τέλος, να επισημάνουμε ότι από το Πανελλήνιο Σχολικό Δίκτυο απορρίπτονται τα μηνύματα που περιέχουν συνημμένα των τύπων: .vbs .lnk .scr .wsh .hta .pif .exe .bat .com .cmd για λόγους προστασίας από ιούς.

Αδυναμία αποστολής e-mail λόγω καταχώρισης σε λίστες τύπου RBL

…τότε μπορεί ή διεύθυνσή σας να έχει καταχωριστεί σε λίστες τύπου RBL (Real Time Black Hole Lists) και τα μηνύματά σας να αντιμετωπίζονται ως spam.

Στην περίπτωση των χρηστών του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου (ΠΣΔ) διενεργείται αυτόματος έλεγχος διακίνησης της αλληλογραφίας και υπάρχει επέμβαση στις περιπτώσεις: α) Εκτεταμένης αποστολής ιών, β) Μηνυμάτων που παραβιάζουν την πολιτική συνημμένων που εφαρμόζεται στο ΠΣΔ, γ) Ασυνήθιστα μεγάλος αριθμός μηνυμάτων κατά τη διάρκεια μιας μέρας. Αν διαπιστωθεί κάτι τέτοιο τότε ο χρήστης ειδοποιείται και εφαρμόζεται φραγή αλληλογραφίας.

Για τις σχολικές και διοικητικές μονάδες υπάρχει δυνατότητα για έλεγχο πιθανής ενεργοποίησης της φραγής μέσα από τον δικτυακό τόπο του ΠΣΔ.

URL: http://www.sch.gr/rbl

Αδυναμία λήψης e-mail λόγω γεμίσματος του γραμματοκιβωτίου

Τελευταία έχουν παρουσιαστεί αρκετές περιπτώσεις όπου υπάρχει αδυναμία παράδοσης της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας στο γραμματοκιβώτιο (mailbox) σχολικών και διοικητικών μονάδων ή ακόμα και απλών χρηστών (εκπαιδευτικών) του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου (ΠΣΔ). Συνήθως το αίτιο που εντοπίζεται είναι η δέσμευση σχεδόν όλου του διαθέσιμου χώρου από παλιότερα emails ή ακόμα και με μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam).

Αν και το ΠΣΔ παρέχει χώρο 400 ΜΒ (από 200 MB) για τις μονάδες και για τους εκπαιδευτικούς και 50 MB (από 20 MB) για τους μαθητές (και προβλέπεται μελλοντική αύξηση του ορίου σε 1 GB τουλάχιστον με ανάλογη αύξηση του χώρου ιστοσελίδων), ωστόσο μπορεί να υπάρχει πρόβλημα όταν έχουν εφαρμοστεί ακατάλληλες ρυθμίσεις στα προγράμματα ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που χρησιμοποιούν οι χρήστες (Outlook, Thunderbird, κ.λπ.). Η πιο συνηθισμένη περίπτωση είναι η εφαρμογή ρύθμισης ώστε να γίνεται «Διατήρηση αντιγράφου μηνυμάτων στο διακομιστή». Έτσι τα μηνύματα παραμένουν συνεχώς αποθηκευμένα στο γραμματοκιβώτιο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του χρήστη που βρίσκεται στους διακομιστές (servers) του ΠΣΔ δεσμεύοντας τον ανάλογο χώρο. Αυτό γίνεται ακόμα και όταν τα διαγράφουμε μέσα από το πρόγραμμα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Έλεγχος του προγράμματος αλληλογραφίας

Για να διαπιστώσουμε αν έχει εφαρμοστεί τέτοια ρύθμιση στο πρόγραμμα που χρησιμοποιούμε:

• Για το Outlook Express 6 πηγαίνουμε: Μενού Εργαλεία > Λογαριασμοί > Διπλό κλικ στο λογαριασμό αλληλογραφίας > Καρτέλα: «Για προχωρημένους».
• Ομοίως, για το Microsoft Outlook 2003 πηγαίνουμε: Μενού Εργαλεία > Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου > Επόμενο > Διπλό κλικ στο λογαριασμό αλληλογραφίας > Περισσότερες ρυθμίσεις > Καρτέλα: «Για προχωρημένους».

Σε περίπτωση που όντως επιθυμούμε «Διατήρηση αντιγράφου μηνυμάτων στο διακομιστή», τότε θα πρέπει να επιλέξουμε να γίνεται «Κατάργηση από το διακομιστή μετά από Χ ημέρες» ή ακόμα και «Κατάργηση από το διακομιστή όταν διαγραφεί από τα "Διαγραμμένα"», όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα.

Έλεγχος για ελεύθερο χώρο στο γραμματοκιβώτιο

Εκτός από την αλλαγή των ρυθμίσεων του προγράμματος αλληλογραφίας θα πρέπει να γίνει έλεγχος για τον ελεύθερο χώρο που απομένει στο γραμματοκιβώτιο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μας, δηλαδή στον διακομιστή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας του ΠΣΔ.

Για να διαπιστώσουμε αν υπάρχει ελεύθερος χώρος, όπως φαίνεται και στις σχετικές εικόνες, πηγαίνουμε: Στη δικτυακή πύλη του ΠΣΔ (http://www.sch.gr) > mySch (απαιτείται είσοδος στο λογαριασμό της μονάδας ή του εκπαιδευτικού συμπληρώνοντας κατάλληλα το Όνομα Χρήση και τον Κωδικό) > Ο Λογαριασμός μου > Στοιχεία λογαριασμού.

Εναλλακτικά πηγαίνουμε: Στη δικτυακή πύλη του ΠΣΔ (http://www.sch.gr) > Υπηρεσίες (απαιτείται είσοδος στο λογαριασμό της μονάδας ή του εκπαιδευτικού συμπληρώνοντας κατάλληλα το Όνομα Χρήση και τον Κωδικό) > Αλληλογραφία και Οργάνωση > Αλληλογραφία > Εισερχόμενα.

Ή ακόμα πηγαίνουμε: Στο δικτυακό τόπο του webmail του ΠΣΔ (http://webmail.sch.gr) (απαιτείται είσοδος στο λογαριασμό της μονάδας ή του εκπαιδευτικού συμπληρώνοντας κατάλληλα το Όνομα Χρήση και τον Κωδικό) > Αλληλογραφία.

Αν διαπιστωθεί ότι το γραμματοκιβώτιο είναι σχεδόν γεμάτο τότε θα πρέπει να διαγράψουμε τα παλιά μηνύματα από το φάκελο των εισερχομένων, να αδειάσουμε το φάκελο των διαγραμμένων, όπως επίσης τον φάκελο Spam.

Ειδικά για την προστασία από την ανεπιθύμητη αλληλογραφία που παρέχει το ΠΣΔ, θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η ρύθμιση «Αυτόματη διαγραφή μηνυμάτων στον φάκελο Spam μετά από X ημέρες» (βλ. "Πολιτική του ΠΣΔ και δυνατότητες για προστασία από την ανεπιθύμητη αλληλογραφία").

URL: http://www.sch.gr

Αδυναμία χρήσης των mail servers ενός παρόχου από συνδρομητές άλλων παρόχων

Yπάρχει ένα πολύ συνηθισμένο πρόβλημα στην αποστολή αλληλογραφίας με τους mail servers του Πανελληνίου Σχολικού Δικτύου (ΠΣΔ), δηλαδή από αποστολείς με διεύθυνση τύπου sch.gr, όταν η σύνδεση στο διαδίκτυο γίνεται μέσω άλλων παρόχων. Το φαινόμενο αυτό είναι συνηθισμένο τον τελευταίο καιρό λόγω της χρήσης συνδέσεων ADSL από χρήστες (π.χ. εκπαιδευτικούς) που όμως επιθυμούν να χρησιμοποιούν το e-mail που τους παρέχει το ΠΣΔ.

Το πρόβλημα αυτό το συναντάμε μόνο κατά τη χρήση προγραμμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Outlook, Thunderbird, κ.λπ.) και όχι χρησιμοποιώντας το webmail του ΠΣΔ (πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από την πύλη του ΠΣΔ http://www.sch.gr ή από το URL http://webmail.sch.gr).

Η άρνηση αποστολής μηνυμάτων σε τέτοιες περιπτώσεις δεν αποτελεί βλάβη ή κάποια δυσλειτουργία. Είναι μια βασική αρχή ασφαλείας που εφαρμόζεται γενικά στα δίκτυα. Δηλαδή, όταν η σύνδεση στο διαδίκτυο γίνεται από το δίκτυο ενός φορέα να μην είναι δυνατή η χρήση των mail servers ενός άλλου φορέα για την αποστολή μηνυμάτων.

SMTP Authentication

Η λύση στο πρόβλημα αυτό είναι η ενεργοποίηση ελέγχου ταυτότητας (SMTP Authentication). Το SMTP Authentication είναι ένα εξελιγμένο χαρακτηριστικό που προσφέρει το ΠΣΔ. Για την ενεργοποίησή του στην εφαρμογή Οutlook Εxpress πηγαίνουμε στο: Μενού Εργαλεία > Λογαριασμοί > Καρτέλα: Αλληλογραφία > Επιλέγουμε τον λογαριασμό αλληλογραφίας μας και πατάμε το πλήκτρο Ιδιότητες.

Στην καρτέλα Διακομιστές:

1. Ενεργοποιούμε την επιλογή: Απαιτείται έλεγχος ταυτότητας από τον διακομιστή.
2. Επιβεβαιώνουμε ότι χρησιμοποιούμε τον mail server του ΠΣΔ (mail.sch.gr) τόσο ως διακομιστή εισερχόμενης όσο και ως διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας.

Ανάλογη διαδικασία μπορεί να ακολουθήσει κανείς και σε άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, κ.λπ.).

Το ΠΣΔ προτείνει σε όλους τους χρήστες του να ενεργοποιήσουν την παραπάνω ρύθμιση. Κάθε άλλη λύση, αν και μπορεί να λειτουργεί μερικές φορές, δεν είναι γενική και συναντά προβλήματα σε αυστηρούς ελέγχους που εφαρμόζουν ορισμένοι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο διαδίκτυο (π.χ. SPF).

Επιπλέον είναι μέσα στους στόχους του ΠΣΔ η υποχρεωτική εφαρμογή του SMTP Authentication από όλους τους χρήστες με σκοπό:

• Την αποτροπή αποστολής μηνυμάτων με εικονική (ψευδή) διεύθυνση αποστολής.
• Την προστασία από ιούς οι οποίοι στέλνουν ηλεκτρονικά μηνύματα με παραπλανητικές διευθύνσεις αποστολής (From) τις οποίες εντοπίζουν στα διάφορα βιβλία διευθύνσεων (Address Books).

Πάροχοι που δεν επιτρέπουν συνδέσεις σε εξωτερικούς διακομιστές εξερχόμενης αλληλογραφίας

Μια ειδική περίπτωση που μπορεί να προκύψει έχει να κάνει με παρόχους οι οποίοι για λόγους ασφαλείας, και όχι μόνο, δεν επιτρέπουν πλέον καθόλου μέσα από τα δίκτυά τους χρήση εξωτερικών διακομιστών εξερχόμενης αλληλογραφίας. Δεν επιτρέπουν δηλαδή συνδέσεις σε διακομιστές άλλων παρόχων μέσω του πρωτοκόλλου SMTP και της θύρας 25.

Η λύση στο πρόβλημα αυτό είναι η χρήση της θύρας 587 αντί της 25. Αρχικά θα πρέπει να έχουν γίνει οι ρυθμίσεις του SMTP Authentication όπως περιγράφεται παραπάνω.

Στη συνέχεια, στην καρτέλα Για προχωρημένους θα πρέπει να ορίσουμε στο διακομιστή εξερχόμενης αλληλογραφίας (SMTP) τη θύρα 587 αντί για τη θύρα 25. Ένας περιορισμός που υπάρχει σε αυτή την περίπτωση είναι ότι δεν λειτουργεί η ασφαλής σύνδεση (SSL) στο Outlook Express. Λειτουργεί όμως στα Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, και σε άλλα σύγχρονα προγράμματα αλληλογραφίας που υποστηρίζουν TLS ή αυτόματη επιλογή μεταξύ TLS/SSL.

URL: http://www.sch.gr/mail

Συνημμένα αρχεία που αποκρύπτονται

Αν χρησιμοποιούμε το πρόγραμμα Outlook Express για την ηλεκτρονική αλληλογραφία μας και στα εισερχόμενα μηνύματα γίνεται αυτόματη απόκρυψη των συνημμένων αρχείων, τότε αυτό οφείλεται σε κάποια ρύθμιση της λειτουργίας του προγράμματος και όχι σε κάποιο πρόβλημα ασφάλειας. Για να εμφανίζονται τα συνημμένα αρχεία πηγαίνουμε: Εργαλεία > Επιλογές > (Καρτέλα) Ασφάλεια > (απενεργοποιούμε την επιλογή: Να μην επιτρέπεται η αποθήκευση ή το άνοιγμα συνημμένων που πιθανόν να είναι ιοί).